Se dovrai gestire le tue proprietà in affitto, è una buona idea mettere insieme tutti i moduli di cui avrai bisogno per farlo. Ti consiglio di procurarti un piccolo schedario e delle cartelline e di mettere cinque copie di ogni modulo nello schedario. In questo modo, quando avrete improvvisamente bisogno di un contratto d’affitto, di una domanda o di un altro modulo, non dovrete mettervi a scavare per trovarlo. Se sei più a tuo agio con le soluzioni tecnologiche, potresti anche mettere tutti i moduli nel cloud usando un servizio come Google Drive. Google Drive è un sistema di archiviazione online gratuito basato sul cloud che si integra con il resto della piattaforma di Google. È possibile creare cartelle e caricare i moduli lì, il che significa che è possibile accedervi ovunque. Il vantaggio di questo, naturalmente, è la capacità di recuperare un modulo anche se non sei a casa.
Se state usando un software computerizzato di gestione della proprietà, potreste anche avere la possibilità di firmare la maggior parte dei moduli direttamente su uno smartphone o tablet, eliminando del tutto la necessità di moduli cartacei. Ma fare un inventario di quello che avete e di quello che vi servirà sarebbe comunque una buona idea.
Come minimo raccomando di salvare quanto segue, insieme a qualsiasi altro modulo richiesto dal vostro stato, città o contea:
- Modulo di richiesta
- Modulo delle qualifiche minime d’affitto
- Leasing di mese in mese
- Contratto di locazione annuale
- Preavviso di tre giorni per pagamenti o cessazione (o preavviso di cinque giorni o qualsiasi richiesto dal tuo stato)
- Accordo di deposito da trattenere
- Regole e regolamento della proprietà
- Avviso di azione avversa (che spiega perché qualcuno è stato rifiutato)
- Avviso per il proprietario per inserire un’unità
- Pacchetto sulla vernice a base di piombo
- Avviso di 10 giorni (o qualsiasi altro avviso che il suo stato permette per questo scopo) per essere conforme
- Avviso di fine locazione di 20 o 30 giorni (come consentito dal tuo stato)
- Pacchetto di trasferimento (spiegando il processo di trasferimento per gli inquilini)
- Aspettative di pulizia
- Checklist del nuovo inquilino
- Rapporto sulle condizioni di entrata ed uscita
- Modulo di annuncio del nuovo proprietario
- Supplemento per animali domestici
- Questionario di referenza dell’inquilino
- Disposizione del deposito
- Lettera di avviso in caso di presenza di muffe
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